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主数据全生命周期管理

摘 要:今天的用友UAP技术大讲堂,我们继续讲主数据的方法论。我们在进行主数据管理之前需要对每种参与主数据管理的主数据进行全生命周期管理的设计,也就是要把主数据的各种任务在企业信息系统中进行合理的安排。

作者:张旭

关键词:用友UAP,主数据,MDM,数据管理

摘  要:今天的用友UAP技术大讲堂,我们继续讲主数据的方法论。我们在进行主数据管理之前需要对每种参与主数据管理的主数据进行全生命周期管理的设计,也就是要把主数据的各种任务在企业信息系统中进行合理的安排。

今天的用友UAP技术大讲堂,我们继续讲主数据的方法论。前面讲到如何寻找主数据,如何进行主数据建模。那么这些都有了的时候,如何对主数据进行全生命周期的管理呢?主数据全生命周期管理是一个相当技术化的词语,要想让一名企业管理者理解它是一件比较困难的事情。想要从应用角度理解这个概念,我们还要从信息系统与客观存在说起。

信息系统中记录的一切信息都是对客观存在的反映。比如现实中有一个人,就有可能对应着信息系统中的一条记录,这个人在客观存在中是运动的,信息系统中关于这个人的信息也应当是变动的。如果这个人改了名字,换了电话亦或是调动了部门,那么我们总是期望信息系统中的这个人的信息也能够同步的发生变化,这样我们即使没有真正的亲眼所见这个人的种种变化,也可以通过信息系统了解到这个人的信息变化。

一个人的信息非常多,如果我们详细记录的话,也许用尽全世界所有的存储资源都不够。所以不同的系统只能记录其所关心对象的特定几种属性。比如,在企业管理信息系统中,我们通常为人定义的属性包括:“姓名,性别,年龄,籍贯,住址,电子邮箱,手机号码,所属单位,所属部门”等信息,如果是医疗的HIS系统,那么这些维护可能就会变成“身高,体重,血压,血糖”等信息。

这时我们的信息系统就与客观现实产生了一个映射的关系,而提供这种映射关系的能力就是信息的管理。对于主数据而言,我们希望从这个数据出现一直到他消亡的过程都能够纳入数据管理范畴,此时的数据管理可以称为全生命周期管理。

用友UAP主数据管理系统界面

数据全生命周期管理应当包括以下内容:一,增加,删除,修改,查询。这些服务的要求是最大限度的让系统中的数字化数据与数据所描述的真实事物相符;二,数据版本管理。对数据的每次变更进行版本管理,记录以往的数据内容及状态;三,支持数据管理流程。企业出于管理目的会对每种数据建立不同的管理规范,规范的基本内容是谁,在什么时候对什么数据负怎样的责任。

主数据管理体系应当为主数据提供全生命周期管理。由于每个主数据都有各自的情况和特点,所以每个主数据在企业内的全生命周期管理流程都不尽相同。我们在进行主数据管理之前需要对每种参与主数据管理的主数据进行全生命周期管理的设计,也就是要把主数据的各种任务在企业信息系统中进行合理的安排。此外我们还强调一点,即使企业中不存在任何一个信息管理软件,企业也完全能够依靠主数据管理系统为主数据提供全生命周期管理。

下面我们罗列几种常见的主数据的全生命周期管理场景。

 

主数据管理方法论之主数据全生命周期管理

员工(人员)数据

数据在HR系统中能够有较为完善的管理职能,所以依然保持该职能不变。这样做的目的即是为了保证主数据管理体系建立时改动较小,又是因为HR中的更多应用都是建立在人员数据的基础管理功能之上的,无法割裂。我们可以使用MDM进行数据存储和分发,也可以直接通过HR分发,只是前者对HR的性能压力小一些。

客商数据

如果CRM中缺失主数据全生命周期管理的某些职能,可以利用主数据管理系统进行补足,比如很多业务系统中对基础数据就忽略了版本管理的功能,这样可以利用MDM进行功能弥补。

物资数据

对于入口不统一的,多方管理的主数据,可以直接把数据管理统一挪到主数据管理中来,其他系统中的数据作为副本数据进行处理。

用友UAP基于以上场景和众多的实践经验,我们总结了了几个设计原则:

第一,完整性原则。每个主数据的全生命周期管理流程设计需要覆盖全生命周期管理中的各项要求,如果企业提出特殊要求,也应当包含在设计之中;

第二,唯一性原则。对于全生命周期中的每个功能要求应当尽量保持唯一,不要在一个系统中做了一遍又在另一个系统中也操作一遍;

第三,改造最小原则。设计的路径应当尽量基于企业当前应用状况,采取改造工作量较小的解决方案。因为当前的应用集成工作的主要难点还是在系统改造上;

第四,便于管理和生产原则。主数据管理体系的建立需要在管理制度,应用系统集成等多方面的辅助,既要保证数据的唯一性(统一入口管理),也要兼顾管理和生产要求,对于实时性要求较高的场景可以采用临时码,或者机器自动分配编码等方式完成。

经过主数据全生命周期管理设计,我们可以明确的看到每个主数据在企业信息系统中的流转路径,就好像看到了一台要制造出来的机器的图纸一样。看着这张图纸我们就好像看到了一个个数据在企业中的流转过程。在主数据全生命周期管理设计完成后,下一步就要进入真正的实际操作阶段了。敬请关注下期【用友UAP技术大讲堂】主数据方法论之历史数据梳理。

另外,用友UAP发布了MDM V3.0,大家在学习主数据的方法论的同时,可以参照产品来学习并应用到实践中。之前的UAP MDM2.1版本已经使MDM的主体功能完整化。在此基础上,UAP MDM V3.0的功能主要是:脱离ESB,直接用EXCEL导入数据,主数据映射关系的装载与维护等;主数据权限重构,数据版本对比;加强主数据日志,提高主数据监控能力;提供血缘关系分析,了解主数据生命轨迹;支持多数据库支持,例如:MS-SQL数据库等;支持多语,提高软件易用性,增强主数据建模能力,改善一些操作方式,方便用户交互。

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